Comment une entreprise arrive à donner X conférences à un événement ?

En marge d’une conférence il y a quelques années, une personne m’a demandé : « mais comment vous avez fait pour que quatre des conférences de cet évènement soient données par des employés de Bedrock¹ ? »

Je me suis souvenu de cette question quand j’ai réalisé que cinq personnes employées ou en mission chez Bedrock vont présenter quatre talks à Devoxx, cette année.

Donc… Comment fait-on pour avoir la chance de partager ainsi avec nos communautés ?

Dans mon livre Votre Première Conférence, je notais :

Les équipes d’organisation ne disent pas toujours combien de soumissions elles ont eues, mais c’est souvent moins de 25 % des propositions qui sont acceptées. Le taux d’acceptation tombe même en dessous de 10 % pour certaines rencontres connues et pluridisciplinaires ! Trois exemples :

• Une grosse conférence nationale : Devoxx 2021 a vu 55 conférences acceptées, pour dans les 900 propositions. Soit environ 6 % de propositions retenues !
• Une conférence locale portée par une association nationale : l’AFUP Day 2022 Lille a reçu 65 propositions envoyées par 48 personnes différentes, pour 10 ou 12 conférences retenues. Soit 18 % de propositions acceptées.
• En 2019, pour un évènement du même type à Lyon, ville plus grande que Lille, le pourcentage d’acceptation était légèrement plus bas, aux environs de 12 %.

Plusieurs personnes sur scène, c’est souvent une question de chiffres. Plus vous avez de collègues qui répondent à des Call-For-Papers, plus vous avez de chances qu’un sujet de votre entreprise soit retenu. Bien sûr, la qualité des propositions importe… Mais avant tout, il faut qu’il y ait des propositions 💪.

Alors, comment faire pour que nos employés et collègues répondent à des CFPs ? Une partie de la responsabilité leur revient et une partie appartient à l’entreprise et à son management.

Les individus doivent avoir envie de partager, doivent en avoir la possibilité, vont devoir travailler et peuvent s’encourager et s’aider les uns les autres. L’entreprise, elle, permet de passer du temps sur cette activité et encourage (ou au moins permet) le partage.

Note : dans cet article, je ne parle pas d’entreprises qui ont des « DevRel » dont une mission est de participer à des conférences. Bien sûr, quand des individus ont pour rôle de parler en public, ça aide pas mal. Mais c’est un job spécifique et pas celui de la majorité d’entre nous.

Plus de speakers, ça passe par plus de collègues qui se lancent. Et on commence tous à l’étape « speaker junior », où du soutien est tellement appréciable !

En premier lieu, ça se traduit par fournir de l’aide pour trouver des sujets pour les personnes qui voudraient parler et partager, mais pensent ne rien avoir à dire.

Trouver des speakers, c’est aussi les chercher, tous les jours. Par exemple, lors d’une discussion avec une collègue qui détaille ce qu’elle est en train de coder, vous pourriez lui glisser un « hey mais ce truc, ça ferait un talk intéressant, non ? ». Même chose en rétro de sprint ou à la fin du développement d’une nouvelle fonctionnalité !

Au-delà des sujets, avoir plus de collègues qui se lancent passe par les accompagner tout au long de leur phase de préparation. Ça demande de les soutenir dans les moments de doute qui vont arriver. À ce sujet, j’ai écrit un livre spécifiquement pour accompagner les speakers débutants et débutantes et j’anime régulièrement une série d’ateliers « votre premier talk », que ce soit au boulot ou dans d’autres entreprises et organisations — ça pourrait vous donner quelques pistes.

Enfin, le jour J, des têtes familières dans la salle, ça fait un point d’ancrage auquel se rattacher 🙏

Voir que la dernière collègue qui s’est lancée a été bien accompagnée, ressentir sa joie alors qu’elle descend de scène, ça pourrait aider une autre personne à oser envisager qu’elle soit la prochaine ;-)

D’ailleurs, une excellente manière d’aider vos employés et collègues à se lancer sur scène, c’est d’organiser des sessions de talks — en interne² dans l’entreprise.

Deux objectifs :

• prouver à tout le monde que partager en public est normal et réalisable ;
• et permettre à tous — et surtout aux juniors — de le faire, dans un environnement familier, avec un public accueillant.

Bien sûr, ces sessions doivent avoir lieu pendant des heures de travail. Et leur préparation doit aussi être, au moins en partie, sur temps de travail ! Oui, c’est difficile³ et c’est un effort⁴. Mais attendre des employés qu’ils y passent leur temps personnel, c’est exclure de fait une partie de ceux-ci⁵ !

Pensez aux jours fériés, encore plus quand vous avez des employés dans plusieurs pays⁶. D’ailleurs, plusieurs pays et peut-être plusieurs timezones, comment gérez-vous ? Et comment ne pas pénaliser les employé(e)s au 4/5ème ?

Et puisque j’en suis au temps de travail : une conférence, ce n’est pas que le jour de la conférence.

Une conférence inclut aussi le déplacement⁷ et l’hébergement : une nuit d’hôtel entre les deux jours de l’évènement, par exemple. Mais aussi, une nuit d’hôtel avant l’évènement, pour que votre collègue n’ait pas à se lever à 4h du matin et à subir le stress des potentiels retards de trains alors qu’il/elle montera sur scène quelques heures plus tard !

Enfin, dans l’équipe et dans l’entreprise, assurez-vous que la conférence soit perçue comme du travail. Pas de remarques désobligeantes du genre « X est encore parti faire du tourisme en conférence, alors que nous on bosse ». À la place, reconnaissez que « X travaille aussi, sur une tâche différente ». Sinon, plus personne n’osera se lancer comme speaker, puisque c’est mal vu !

D’ailleurs, puisque préparer et donner une conférence est du travail, pourquoi ne pas le reconnaitre comme tel jusqu’au bout ? Vous pourriez, employé et employeur, définir un objectif annuel à ce propos⁸ !

Bien sûr, cet objectif doit être défini d’un commun accord. Forcer quelqu’un à donner une conférence, ça ne risque pas de donner un bon résultat, que ce soit pour l’évènement ou pour l’individu.

Mais exploitez cet outil fantastique ! Un objectif annuel est une obligation de moyens de la part de l’entreprise. Quelqu’un qui a comme objectif annuel « donner un talk » sait qu’il/elle aura du temps de travail garanti pour travailler ce talk — et du budget pour déplacement et hébergement, si besoin.

Attention toutefois à la formulation : « donner une conférence » ne dépend pas que de l’individu, mais aussi des organisateurs qui sélectionnent (ou non) les sujets. Il vaut donc mieux formuler en « donner un talk (lié à ton métier) en interne et le proposer à au moins 5 CFP » qui est atteignable par un individu.

Encourager des employés à devenir speaker, ça passe aussi par les encourager à aller assister à des conférences. Oui, en étant dans le public. Ça montre que partager, en public, est normal : d’autres le font, y survivent, et tout le monde en sort grandi.

Et pas que pour les gens qui demandent ! Aussi proposer « hey, je pense que cette conférence, ça serait cool pour toi d’y assister ». En tenant compte des contraintes et préférences de chacun et chacune, que ce soit sur des aspects techniques ou organisationnels⁹.

C’est du budget, entre les places et le transport et l’hébergement — et l’effort qui n’est pas sur une tâche habituelle à ce moment-là. C’est aussi une façon de créer du lien entre des membres de votre équipe¹⁰ et d’ouvrir les esprits à de nouvelles approches ou technos. D’ailleurs, les packs de sponsoring de certains évènements incluent parfois des places ;-)

Ce n’est pas vraiment le but de cet article, mais pour être complet, je me dois de lister quelques points qui tuent l’envie d’être speaker, pour des employés.

Liste non exhaustive :

• Ne pas considérer que c’est « du travail », laisser les speakers payer le déplacement ou l’hôtel, leur faire poser des congés…
• Ne pas avoir une règle claire de « oui » quand quelqu’un demande à parler en conférence¹¹ et/ou tergiverser pendant des semaines sur « comment on fait ? » quand quelqu’un annonce fièrement que son talk a été retenu.
• Empêcher de parler de « ce qu’on fait », interdire de dire « incident » ou « bug ». Une règle comme « pas d’infos business qui ne sont pas déjà publiques » est acceptable, mais elle doit claire et cohérente avec les habitudes de partage des communautés.

Et j’insiste : si vos employés ressentent que ça vous embête, en tant qu’entreprise (dont le management), qu’ils/elles passent du temps en conférence et à en préparer… Et bien, ça va être compliqué pour avoir des employés qui en donnent. Ou alors, ils/elles vont en profiter pour regarder ailleurs !

Si j’essaye de résumer : comment devenir une entreprise dont les employés montent sur scène en conférences ?

• Permettez-leur de faire, encouragez-le activement.
• Aidez-les à préparer, avec du temps et de l’accompagnement.
• Reconnaissez et célébrez ce qui est accompli : c’est du travail, qui n’est pas facile — même si on n’a pas codé une API pendant ce temps.

Je sais que d’autres entreprises ont aussi souvent des employés qui montent sur scène. Je pense à Jolicode ou à Les-Tilleuls par exemple, il en existe sans doute plein d’autres. Et je parie qu’elles ont elles aussi une culture où donner des conférences est normal, encouragé et célébré !

Illustration par Wan San Yip sur Unsplash