Des réunions sans ordinateur ni téléphone ? C'est possible !

Qui n’a jamais eu l’occasion de voir un conférencier faisant face à une armée de laptops ouverts, en se demandant si l’audience lui prêtait réellement attention¹ ?

Qui n’a jamais vécu la situation suivante, lors d’une réunion ?

– Tu peux répêter la question ?
– (intérieurement) Forcément, tu avais plus l’air plus absorbé par ton téléphone que par ce qui se disait…
– Bien sûr, je demandais si …

Ou encore, qui n’a jamais pris le temps de lire un mail alors qu’une collègue présentait le résultat de plusieurs jours de travail ? Voire même d’y répondre² ? Ratant au passage une partie du message ou du raisonnement suivi ?

J’ai été dans les trois situations : j’ai déjà arrêté de prêter attention pendant quelques secondes à une personne qui prenait le temps de me présenter un sujet, j’ai déjà été dans une salle pleine en ayant le sentiment que le conférencier parlait dans le vide, et j’ai déjà eu envie de faire remarquer qu’il n’était pas très correct de faire répêter alors qu’on n’écoutait pas quelques instants plus tôt.

Un de mes profs d’IUT considérait qu’à partir du moment où un étudiant était devant un PC, il n’écoutait plus aussi attentivement… En fait, il n’avait peut-être pas tord : je sais que moi-même, avec un écran devant moi, ai tendance à le regarder de temps en temps !

Par conséquent, pour éviter de faire aux autres ce que je n’aime pas qu’on me fasse, je tâche désormais de ne prendre mon PC portable pour aller en réunion qu’aussi peu souvent que possible : uniquement si j’ai quelque chose à projeter (et je le ferme quand j’ai terminé) ou lorsqu’il s’agit d’une réunion pendant laquelle je vais réllement en avoir besoin (pour coder, par exemple).

Dans la même logique, je ne garde mon téléphone avec moi que si j’attends un appel qu’il ne faut impérativement pas que je rate – et je ne regarde pas mes mails ni mes SMS / hangouts dessus³. La majorité du temps, il reste posé à côté de mon ordinateur, loin de la salle de réunion : comme pour les mails, il est rare qu’un appel ne puisse attendre une heure ou deux !

Au bureau, un collègue et moi essayons depuis peu de pousser cette pratique en avant – en commençant par les démos de fin de sprint, puisqu’il s’agit de la réunion organisée par l’équipe technique (dont nous faisons tous deux partie) à laquelle l’ensemble de nos collègues sont invités.

Nous sommes en effet convaincu que certaines réunions peuvent être plus efficaces et plus courtes si les participants prêtent toute leur attention au sujet du jour ; quitte à ne pas venir et à se consacrer pleinement à une autre tâche s’ils estiment ne pas y avoir leur place.

Lors de notre avant-dernière démo il y a quelques semaines⁴, nous avons annoncé à l’oral que nous souhaitions que chacun vienne sans portable⁵. En fin de semaine dernière, nous avons été un peu plus loin, en scotchant l’affiche suivante à l’entrée de la salle de réunion⁶ :

Bien sûr, en échange, nous avons également fait quelques efforts de notre côté, pour que le temps investi par chacun soit rentabilisé au mieux.

En particulier, nous avons ces derniers mois progressé sur la préparation et la forme de nos démos :

• nous les faisons désormais systématiquement à deux, de manière à ce qu’un développeur parle, debout, en regardant son public, pendant que l’autre manipule pour lui le PC qui sert à démontrer le travail effectué (et nous échangeons les rôles en milieu de démo),
• chacun des deux démonstrateurs passe deux à trois heures, la veille, à préparer son texte et ce qu’il souhaite montrer,
• et ils effectuent une répétition orale le matin même, pour adapter les derniers détails (il n’est pas rare de se rendre compte, en parlant, que certains éléments ne sont pas aussi clairs qu’ils pourraient l’être) et s’assurer que tout est prêt (cas d’exemples, navigateurs déjà ouverts avec les bons onglets, …)

Le résultat est une démo de fin de sprint qui est plus rythmée, qui dure moins longtemps (une vingtaine de minutes, contre une grosse demi-heure il y a quelques mois) et suite à laquelle les questions sont mieux ciblées : tout le monde y gagne !

Pour faciliter un peu la transition, encourager tout le monde à jouer le jeu et aussi donner un aspect plus festif à la démo de fin de sprint, une approche sympa peut être celle-ci, qui complète l’affiche reproduite plus haut⁷ :

Nous avons pour la première fois demandé de venir à notre démo sans portable il y a trois semaines ; une majeure partie de l’équipe a joué le jeu. Et la semaine dernière, pour la seconde fois ? Aucun ordinateur⁸ ni téléphone dans la salle pendant les 20 minutes de démo !