Speaker : les orgas sont vos amis !

Avant, pendant et après votre conférence, les organisateurs et organisatrices sont là pour que tout de passent bien – et cela signifie, entre autres, vous aider !

Pour une conférence de deux jours, un public de plusieurs centaines de personnes, deux ou trois tracks en parallèle et plusieurs dizaines de présentations par autant de speakers, le travail commence bien souvent un an avant – ou même encore plus tôt que cela¹ !

En effet, le travail à fournir est énorme ! En ne listant que les premiers points qui me viennent à l’esprit, je pense déjà à :

• Trouver un lieu suffisamment grand et bien agencé pour accueillir l’évènement. Le tarif doit être dans le budget et la localisation doit le rendre accessible.
• Recruter des sponsors pour réduire les couts pour le public. Préparer une salle où ils dresseront des stands et pourront et présenter leurs produits.
• Sélectionner un traiteur ; de bonne qualité ; dont le tarif est couvert par le budget.
• Organiser un diner des conférenciers et/ou une soirée communautaire (pour plusieurs centaines de personnes).
• Créer le programme des conférences. Cela passe souvent par un appel à conférenciers, le filtrage des (plusieurs centaines de) réponses, s’assurer de coller aux attentes du public tant sur les sujets que sur les intervenants…
• Gérer le déplacement et l’hébergement de plusieurs dizaines de personnes.
• Prévoir l’équipement audio et vidéo des salles, plus peut-être la captation pour enregistrement ou retransmission en live.
• Faire face aux imprévus : conférencier qui annule, risque d’attentats qui met l’évènement en péril ou nécessite de recruter du personnel de sécurité au dernier moment…

Demandez aux orgas que vous connaissez : je suis sûr d’avoir oublié plein de choses – et je n’ai pas encore parlé du jour J !

Malgré tout, les organisateurs sont là pour vous aider² : n’hésitez pas à leur faire signe si vous avez des questions ou besoins spécifiques.

Avant l’évènement, vous serez en contact avec l’équipe d’organisation pour :

• Gérer votre déplacement : billets de train, avion, à quel tarif, quelles dates et heures…
• Réserver un hébergement : une chambre d’hôtel ? Deux ? Incluant la nuit qui précède la conférence ?
• Vous avez un régime alimentaire spécifique ? Précisez-le à l’avance, cela facilitera l’organisation des différents repas.

Vous voudrez peut-être également aborder quelques points directement liés à votre intervention. Par exemple :

• Vous ne pouvez pas venir avec un PC portable : les orgas vous en trouveront un, pour peu que vous demandiez en avance.
• Vous avez besoin d’un accès réseau et ne pouvez vraiment pas vous en passer³ : là aussi, indiquez-le à l’avance, d’autant que l’accès Internet est souvent un point douloureux en conférence. Savoir que votre besoin est réel permettra par exemple d’anticiper la mise en place d’un second réseau, réservé aux conférenciers.

En arrivant sur place, vérifiez dès le matin que les points liés au matériel ont été pris en compte. Les organisateurs sont humains, comme vous : ils oublient parfois – et ils ont beaucoup de choses à gérer !

Enfin, certains évènements désignent une personne comme responsable de tout ce qui concerne les speakers. S’il vous est fourni, notez le numéro de téléphone de votre contact : vous en aurez besoin en cas d’urgence ou d’imprévu majeur !

Au moment de votre conférence, les orgas sont présents et continuent à vous aider. Voici quelques points sur lesquels j’ai déjà demandé un coup de main :

• Ce n’est pas toujours négociable, mais si vous insistez⁴ : installation de chaises ? D’une table⁵ ? Ou peut-être plutôt d’un pupitre⁶ ?
• Branchement du matériel, test du micro et de la projection – parvenir à afficher depuis un PC n’est pas toujours évident, même en 2017 !
• Fourniture d’une bouteille d’eau⁷.
• Selon les conférences et/ou si vous le souhaitez, quelqu’un peut vous introduire.
• Faire passer un micro dans la salle, pour une phase de questions/réponses en fin de présentation.
• Indication du temps restant : si la durée de chaque session est fixée strictement, un organisateur peut vous indiquer régulièrement le temps qu’il vous reste.

Voyez comment se passent les conférences avant la vôtre et discutez à l’avance avec le ou la responsable de votre salle pour déterminer ce qu’il ou elle attend de vous et définir ce dont vous avez besoin⁸.

Pour finir, arrivez dans votre salle en avance, pour éviter au responsable de salle le désagréable coup de panique « mais où est la prochaine personne qui parle ? » et avoir le temps de vous mettre d’accord sur les points cités au-dessus.

Après la conférence, l’équipe d’organisation a encore du boulot à fournir !

Bien sûr, il faut ranger le lieu de l’évènement, plier le matériel et les stands de sponsors. Mais, plus en lien avec les conférenciers et conférencières, je pense aux points suivants :

• S’assurer que tout le monde a pu repartir – tout particulièrement en cas de grève.
• Collecter les slides de toutes les présentations et vérifier qu’ils sont publiés.
• Mettre en ligne les vidéos de l’évènement.

Les organisateurs sont également bien placés⁹ pour vous faire un retour sur votre conférence, voire pour vous donner des conseils pour l’améliorer.

Bref, les orgas sont là pour vous aider !

N’hésitez pas à faire appel à eux : un de leurs rôles est de veiller au bon déroulement de l’évènement !

Dans l’autre sens, facilitez-leur la tâche en étant disponible, en répondant à leurs questions, en leur signalant¹⁰ les points qui pourraient poser problème, en arrivant en avance et en ayant travaillé votre sujet et votre présentation. Et pensez à leur dire « merci » ;-)

D’ailleurs : merci à vous qui participez à l’organisation d’évènements et de conférences et qui lisez ceci !

Je participe occasionnellement à des conférences. Cet article fait partie d’une série où je partage mon expérience de speaker, en espérant que ces retours et/ou conseils vous aideront à vous lancer !