Un an de flex-office

Mon employeur a pris possession de nos nouveaux locaux il y a bientôt deux ans. Nous y travaillons en flex-office : chacun, chacune, en arrivant le matin, s’assoit où il ou elle veut, pour peu que la place soit libre.

À cause du Covid, nous n’avons repris un rythme « aller au bureau » normal que depuis environ un an. J’en ai parlé quand j’ai dressé mon bilan de un an de pire-que-du-télétravail.

Depuis, plusieurs fois, on m’a demandé ce que je pensais du flex-office, comment ça se passait. Après un an, je commence à avoir un peu de recul et à y voir du positif… Et du négatif.

Télétravail, présentiel et open-space

J’ai droit à 65 jours à distance par an¹, soit en moyenne 1,5 jour par semaine. Cette année, j’en ai dépensé un tout petit peu plus de la moitié, dont une partie pour protéger mes proches et moi-même. Entre février² et juin 2022 inclus :

• j’ai consommé 17 jours de télétravail³ ;
• je suis allé 63 jours au bureau.

J’ai donc effectué 21 % de mon activité à distance et 79 % en présentiel. Sur ces cinq mois, j’ai également passé 4 jours en conférences et 19 jours en congé.

Au fil des années⁴, j’ai appris à me connaitre et j’ai réalisé plusieurs choses :

• J’apprécie « me sentir chez moi ». Mon bureau⁵ avec mon bordel dessus, mon espace auquel je suis habitué, mon mug et pas une tasse anonyme…
• Mon cerveau animal hurle quand quelqu’un passe autour de moi. Ou, pire, derrière moi. Même si c’est de l’autre côté d’une paroi vitrée⁶ !
• Je suis sensible au bruit et aux interruptions. J’ai du mal à me concentrer et à réfléchir si deux personnes discutent à quelques mètres de moi. Même si ça dure une heure entière !
• Et j’ai, hélas, assez tendance à suivre les règles.

Vous l’aurez compris : je ne suis pas fan des open-spaces. Pour moi, ils ne sont pas adaptés à du deep work⁷ — qui ne représente certes pas l’intégralité de mon activité, mais tout de même une bonne portion…

Le flex-office : du positif !

Quand j’explique le concept de flex-office, je lis de la surprise, de l’incompréhension, de l’inquiétude ou même de l’effroi dans les yeux de mes interlocuteurs. Toutefois, avec le recul et l’expérience, j’ai identifié des bons côtés théoriques et des avantages pratiques.

Tout d’abord, pouvoir — ou devoir — s’assoir à un bureau différent chaque jour : c’est l’occasion d’être à proximité de collègues et d’équipes distinctes. Cela permet d’entendre des choses, des questionnements, d’observer comment chacun travaille. Et je peux parfois apporter de l’information ou guider des compagnons et nos projets.

Je vois tout à fait l’intérêt pour une personne dont le rôle inclut des préoccupations transverses, comme une manager ou une experte technique⁸.

J’admets que les points d’équipe, les rétrospectives de sprints et les discussions autour d’un tableau blanc devraient permettre à chacun et chacune d’écouter ou de partager. Cela dit, dans de nombreuses organisations, sans être proche des collègues, on n’entend pas certaines choses — ou elles sont déformées avant d’arriver jusqu’à nous.

Ensuite, un immense avantage de ne pas être cantonné à un bureau unique, c’est qu’on peut s’assoir autre part !

S’il y a trop de bruit dans un openspace, on peut s’installer dans un autre⁹. Même chose quand la climatisation, réglée par espace, déraille, on peut se réfugier ailleurs¹⁰ !

Enfin, avec une vision limitée, naïve ou idéaliste, et fausse : puisque chaque employé s’assoit où il le souhaite en arrivant, le flex-office serait un moyen d’équilibrer. Ce ne seraient ainsi pas toujours les mêmes qui bénéficieraient des bonnes places¹¹.

Mais, en pratique, les seules personnes qui peuvent réellement choisir leur place sont celles qui arrivent tôt. Et tout le monde ne peut pas — ou ne veut pas — arriver tôt. Pensez aux horaires de trains, aux enfants à accompagner à l’école, ou à celles et ceux qui ne souhaitent pas bosser une heure de plus le matin.

Mais aussi, le flex-office : des points négatifs !

D’un autre côté, et c’est peut-être la raison pour laquelle vous lisez cet article, le flex-office vient avec sa part de points négatifs voire pesants à mes yeux.

Première chose : nous ne pouvons pas réserver un ilot¹² pour une équipe.

Je le sais, j’ai essayé de le faire pour mon équipe le premier jour de notre retour au bureau…
Et on m’a corrigé, plusieurs fois, en me disant que non, ça ne se fait pas et que chaque personne qui arrive s’installe où elle veut.

OK, c’est le principe du flex-office…
Mais le résultat, ce sont des collègues de la même équipe, qui œuvrent ensemble, qui viennent dans les locaux… Et qui passent la journée en vidéocall alors qu’ils et elles sont à quelques dizaines de mètres les uns des autres. Ce n’est pas agréable pour elles et eux — et je vous laisse imaginer l’ambiance dans l’open-space, sans jamais un instant de calme. Et pendant l’heure des morning meetings, impossible de bosser.

Ensuite, la souplesse… Pas tout le temps et pas pour tout le monde 🤷‍♂️.

J’ai entendu, plusieurs fois, des remarques comme celles-ci :

• « On recrute, donc on a besoin de bureaux et proches de nous, donc tu es gentil, mais salut » — ça me semble logique et je le comprends bien : les personnes qui bossent ensemble veulent être assises ensemble. Ou alors, aucun intérêt à venir au bureau et autant télétravailler.
• « Notre PO est là aujourd’hui, il faut qu’il soit avec nous, donc salut » — effectivement, un product-owner qui fait le voyage depuis Paris, c’est dommage s’il n’est pas installé sur le même ilot que son équipe. Même si, le temps d’effectuer le trajet, il arrive à 10 h, après moi.
• « Mon équipe entière est là aujourd’hui, donc ça serait sympa si tu allais ailleurs, pour qu’on puisse être ensemble » — idem : aucun intérêt à venir au bureau si l’équipe se retrouve éclatée sur trois open-spaces différents !

Oui, on m’a dit ces trois remarques, plusieurs fois pour certaines, en moins de trois mois.

Je suis sans doute trop gentil, mais quand on me lance ça, je laisse le siège et j’essaye d’en trouver un autre.
Après tout, je suis là pour que mes collègues puissent travailler efficacement.

Cela dit, après des « demain, on a besoin de la place », je me suis plusieurs fois réveillé à 4 h du matin¹³ en me demandant « où est-ce que je vais m’assoir ? Est-ce que je vais dénicher une place qui me permette de bosser ? ».
Donc fatigue dès le matin et humeur un peu (╯°□°)╯︵ ┻━┻ toute la journée 😫

Le simple concept de « premier arrivé seul assis »¹⁴, aussi, est un peu hasardeux, je pense.

Quand quelqu’un arrive tard, il ou elle n’a pas toujours de place proche de ses collègues.
Un membre d’équipe peut donc, des fois, se retrouver à un autre étage ou sur un autre open-space…

Je n’ai pas encore observé de situation où une âme soit rentrée chez elle parce qu’elle n’avait pas trouvé de bureau.
Mais j’ai vu et vécu des cas de personnes qui se sont retrouvées dans un autre open-space que leur équipe.

Comme je disais plus haut, pour certains rôles, ça a du positif.
Mais pour d’autres, pour la majorité des développeurs et développeuses notamment, qui travaillent souvent en équipe, pas tellement… Sans compter la frustration en début de journée !

Le flex-office, dans la pratique

Quand une entreprise vit une phase de forte croissance ou quand de nombreux employés veulent être à distance une part importante du temps, je ne suis pas surpris qu’il n’y ait pas assez de bureaux pour tout le monde.
Encore moins lorsque des collègues sont en visite depuis une autre ville.

Avec 1,5 jour de télétravail possible par semaine, il me semble normal que chaque place puisse servir à plusieurs personnes. Voilà pourquoi j’ai commencé cet article en parlant de télétravail.

Cela dit, ça ne fonctionne pas si des gens laissent leurs affaires¹⁵ sur leur bureau, surtout les jours où elles sont à distance.
Quand c’est le cas, une personne qui arrive le matin ne sait pas si elle peut s’installer ou non.

Théoriquement, en flex-office, tout devrait être rangé tous les soirs — nous avons d’ailleurs des casiers pour cela.
Et, oui, ça prend du temps. Matin et soir. Et c’est lassant. Je le sais : je l’ai fait pendant un moment¹⁶.

La dernière fois que j’ai travaillé en présentiel¹⁷, entre 1/3 et la moitié des bureaux n’étaient pas débarrassés autour de moi. Je ne savais donc pas, en arrivant le matin, si je pouvais m’y installer ou si quelqu’un allait revenir de la salle de pause ou d’une réunion. Je m’assoie où, du coup ?

Aussi, beaucoup d’équipes se sont, de fait, affecté un ilot.

Entre les habitudes de chacun et le non-suivi des règles¹⁸, certaines équipes arrivent à se retrouver.
Elles ne respectent ainsi pas la logique du flex-office.

Et c’est plutôt bien pour elles ! Mais moins pour les autres.

La fiche Wikipedia « Sans Bureau Fixe », vers laquelle j’ai déjà lié plus haut, dit :

Les conséquences peuvent entraîner la fragilisation du collectif de travail et un moindre attachement du salarié à l’entreprise qui l’emploie.

Un peu dommage, non ? La section risques de la page mérite aussi lecture…

Mon idéal ?

Vous noterez que je n’ai parlé dans cet article que de mon point de vue, personnel.
Et tout le monde n’est pas comme moi. Heureusement, peut-être 😅.

D’ailleurs, je n’ai pas tant fait de flex-office que ça moi-même. Je retourne souvent sur un ensemble réduit de sièges. M’assoir à un endroit différent chaque jour n’est pas réellement compatible avec la façon dont je pense à mon bureau ni avec mon besoin de me sentir à ma place / chez moi.

J’en ai discuté avec des collègues, au café ou ailleurs, bien sûr.
Je sais que certains et certaines apprécient le flex-office, aiment la surprise et se sentir plus libres, aiment changer de voisins et voisines. Et je sais aussi que d’autres trouvent cela très inconfortable 😟

Je ne pense pas, comme d’autres, que « plus de remote » soit une solution magique. D’ailleurs, le flex-office n’est-il pas une conséquence du télétravail partiel ?
Ma vision serait plutôt « tout le monde en télétravail » le même jour, ou « personne à distance » un jour fixe. Je pense que ce serait préférable à un mix chaotique, où tout le monde est en call au milieu de l’open-space et où la moitié des gens en réunion sont un peu exclus.

Conséquence ?
Il faudrait de grands bureaux. Pour accueillir tous les employés aux moments où tout le monde y est !
Mais ce n’est pas compatible avec l’idée de réduction ou de minimisation de couts que beaucoup d’entreprises ont…

Au-delà du flex-office, il reste aussi et surtout la plaie qu’est l’open-space 😧.

C’est peut-être le pire endroit pour travailler¹⁹ à des tâches qui exigent de la réflexion et de la concentration, avec son bruit permanent et ses distractions incessantes… Sans parler des maladies, qui se propagent d’un ilot à l’autre au fil des semaines !

Qu’ai-je à proposer qui serait mieux ?

• 🤷‍♂️ Des espaces fixes pour les personnes qui sont en présentiel plus de 75 % du temps ?
• 🤷‍♂️ Des bureaux, individuels ou pour deux à quatre personnes ? Qu’on puisse fermer ? Complétés par de nombreux espaces, bien placés, de rencontre et d’échanges ?
• 🤷‍♂️ Peut-être une pièce²⁰ par équipe ? Cela aiderait sans doute à réduire les distractions interéquipes ?
• 🤷‍♂️ Conserver une place libre sur chaque ilot, utilisable souplement par les personnes de passages ou présentes moins de 25 % du temps ?

Restent les rôles transverses, dont beaucoup de fonctions de management et d’expertise, qui entendraient moins « ce qu’il se dit » et auraient peut-être plus de mal à prendre la température et à identifier de futurs problèmes…

Source de l’illustration de cet article : Shridhar Gupta sur Unsplash