Speaker : combien de temps ça prend ?

« Donner une conférence », combien de temps est-ce que cela prend ?

Préparer une conférence me demande régulièrement plus de vingt à trente heures de travail. Et le temps total va plus loin que les seules étapes de préparation !

Pour cet article, je me place dans le cadre d’une conférence assez formelle qui fait partie d’un évènement de deux jours, dont l’entrée peut être payante¹. Dans la communauté PHP, pensez au PHP Tour ou au Forum PHP.

Si j’essaye de lister les différentes étapes du travail préparatoire d’un sujet, j’arrive aux principaux points suivants :

• Réflexion en arrière-plan quand le cerveau est libre (en marchant dans la rue, dans le métro, sous la douche…), en notant des idées de temps en temps : quelques minutes ici et là, potentiellement pendant plusieurs mois².
• Préparation d’un plan grossier : deux heures étalées sur une semaine. En somme, je remets en ordre les idées notées au-dessus, pour arriver à quelque chose qui tienne la route. C’est le genre de chose que je fais souvent en prenant 1/2h sur la pause midi. Y revenir plusieurs fois permet d’itérer en améliorant et précisant à chaque fois le plan et son déroulé, tout en continuant à réfléchir en arrière-plan entretemps.
• Préparation du discours et du contenu des slides : ça varie beaucoup selon les sujets et les conférences, mais comptons 15 à 20 heures sur deux ou trois semaines. Le but de cette étape et d’élaborer tout le contenu de la présentation, tant au niveau du discours oral que des slides qui viendront l’appuyer ou le compléter. C’est à ce moment-là que je vais m’assurer que les différentes parties s’enchainent bien et de manière logique et qu’elles soient toutes de la durée que je souhaite leur accorder. Cela inclut donc au moins une répétition complète pour voir le timing, plus des répétitions de quelques slides pour voir leurs enchainements ou s’ils supportent bien ce que je dis.
• Sur un sujet que je connais très bien, je n’ai que peu de travail de recherche à faire et ne devrai consacrer que quelques heures à écrire mes exemples. Si j’ai besoin d’approfondir pour maitriser mon contenu, je prévois du temps de recherche : quelques heures à quelques dizaines d’heures.
• Je vais ensuite pouvoir consacrer entre quelques heures et une dizaine à l’aspect plus visuel de mes slides. C’est ici que je vais travailler mes schémas ou que je vais rechercher un thème graphique. Par exemple, j’ai passé des heures à rechercher les photos de stormtroopers utilisées pour notre environnement de développement n’est plus un bizutage !, Forum PHP 2016, Paris.

Je rédigerai peut-être quelques notes complémentaires à propos du contenu d’une conférence et des slides, dans un moment.

Une fois ma présentation prête et mes slides terminés, je consacre du temps à répéter :

• Au moins une répétition complète pour moi tout seul. Je prévois le double de la durée de la présentation : je me prépare avant (y compris installation du PC + branchement d’un écran + télécommande) et j’ai toujours des notes à prendre et des points à retoucher ensuite.
• Sur une conférence importante, je répète une ou deux fois de plus, plus une fois devant du public. Donc j’ajoute entre trois et quatre fois la durée de la présentation.

J’ai parlé plus longtemps de ceci : pour une bonne conférence, répétez !

Vient ensuite le jour de la conférence, qui va inclure :

• le temps pris par la conférence ;
• un moment d’échange avec le public ;
• le déplacement aller+retour ;
• l’éventuel manque à gagner en ne bossant pas pendant ce temps.

Je ne compte pas vraiment ceci comme du temps passé pour ma conférence, puisque c’est généralement inclus dans le temps total de l’événement – auquel j’assiste : je n’y vais pas uniquement le temps de donner ma présentation.

Et enfin, après la conférence, ce n’est pas terminé et j’ajoute encore :

• Retoucher un peu les slides avant leur diffusion³, principalement pour ajouter des notes du présentateur qui serviront aux lecteurs : entre deux et cinq heures.
• Rédaction d’un transcript, pour que le travail de préparation profite au plus grand nombre : là aussi, entre deux et cinq heures.
• Un peu de communication autour de tout ça, réponse à quelques questions (mails, twitter…) : entre une et trois heures.

Là aussi, je noterai peut-être quelques idées dans un prochain article au sujet de ce qui vient après la conférence.

Ma fourchette est assez large, mais en calculant la somme des différentes durées citées ci-dessus, je dois passer entre vingt-cinq et cinquante heures pour une conférence de quarante-cinq minutes !

La durée nécessaire à la préparation d’une conférence dépend de la personne, de son niveau de confiance, du temps qu’elle est prête à y consacrer et du cadre de la présentation. Pour avoir d’autres avis que le mien, j’ai demandé sur Twitter ce qu’en pensaient d’autres personnes. Vous trouverez ci-dessous quelques-unes des nombreuses réponses qui m’ont été données.

Pour commencer, pour un aperçu du ressenti :

• Hubert 😎 SABLONNIÈRE : « Bcp trop 😱 »
• Agnès H. : « “longtemps” »

Ensuite, plusieurs durées allant de quelques heures à plusieurs semaines de travail :

• Guillaume Thirard : « une prés sur les API en interne, j’ai mis environ 20h pour faire la v1 »
• Frédéric Bouchery : « Pour ma part, c’est plutôt une vingtaine d’heures :( »
• Nicolas Hoffmann : « ça peut varier de qq heures à beaucoup beaucoup plus »
• HTeuMeuLeu : « En moyenne, 1 jour initial plus 1 jour par tranche de 10 minutes (soit 4 jours pour une conf de 30 minutes, 6 jours pour 50) »
• Numipage : « 15 20 heures pour une première présentation »
• Remi Collet‏ : « chez moi 1’ de prez => 1 diapo => 5-10’ de préparation »
• Anaël ICHANE : « 2 jours à une semaine »
• Xinity : « pour une conf de 40min environ, 2 week-ends pleins en moyenne :-) »
• Jean-Pierre Vincent‏ : « je compte entre 20 et 40 heure pour des talks de 25-25 minutes »
• Raphaël Yharrassarry : « Une semaine pour une conférence de 45 min »
• David Leuliette‏ : « Je dirais 2 semaines histoire de faire murir l’idée… Mais j’ai jamais vraiment timetrack la chose »
• Sébastien Rogier : « j’étais aux alentours de 80/100h sur mon retour d’XP sur la webperf (c’était la première aussi) »
• Mère Teresa : « 1 an »
• Brice Favre : « grosso modo 10 à 15% du temps qui s’est écoulé entre le moment où je sais que suis pris et celui où je la donne », soit si « 60 jours => 6 jours de réflexions/préparation/écriture/répétitions »

La connaissance initiale du sujet entre en jeu :

• Xavier Leune : « je dirais 8h environ sur un sujet jamais abordé »
• Boris : « je pense que ça serait jouable en 7-8h quel que soit le format, si tant est que j’ai moi-même posé le sujet (que je connais) »
• Alexandre 🐿 BALMES : « De 1H (un truc normal ou que je maitrise à fond) à très beaucoup (parce que faut valider le moindre point) »
• Sébastien Desbenoit : « Cela dépend de la connaissance initiale du sujet : d’une dizaine d’heures à près d’un an »
• Mikael RANDY : « présentation à la ConFoo, je dirais entre 50 et 100h », pour « une conf « retour d’XP », donc sans la phase « apprentissage » »

Donner plusieurs fois la même conférence permet souvent d’améliorer le retour sur investissement :

• Frédéric Hardy : « une bonne dizaine de jours pour sortir la 1.0, et elles évoluent par la suite » et un blog-post plus détaillé : « Combien de temps pour préparer une conférence (ou peindre la Joconde) ? »
• Gregoire Pineau : « la première fois que je la fais: 6-14 heures je dirais. Ensuite pour la décliner: <2 h »
• Anthonny Quérouil : « je fais du live-coding pour ma dernière conf que j’avais déjà jouer 7 mois avant il m’a fallu ~20h de prépa » et « from scratch pour chacune de mes confs j’ai eu 3 semaines de prépa à raison d’~ 3-4h par jour »

Au-delà de la présentation en elle-même, le matériel complémentaire (des exemples, un atelier, des illustrations…) est à préparer :

• Jiminy Panoz : « pour un atelier de 2h30 j’en suis à 2 semaines (et je n’ai pas encore préparé les matériaux) »
• Stéphanie Walter : « conf de 30min sans trop d’illustration/ démo: 48h cumulé Conf 45 min démos et illustrations: 72h voir + » et « 30min ou 45 min x 2 répétitions aussi :) voir x3 » pour arriver à « si tu bosses 8h/jrs je suis à 1 à 3 semaines de boulot “qui serait facturé à un client” mais en perso »
• Remi Grumeau‏ : « preparer un talk de 20min sur l’IoT a pris qq heures, alors que sur deviceLight plus. jours a coder »

Beaucoup de réponses, donc, qui vous permettront sans doute de vous faire une bonne idée. Même s’il n’y a pas de chiffre vraiment absolu et que ça varie entre 10 heures et 100 heures, j’ai le sentiment que tout le monde est d’accord sur « longtemps » !

Quoi qu’il en soit, par défaut, comptez que vous allez y passer beaucoup de temps. Vous y mettre la veille n’est pas une bonne idée ; et si vous n’y avez consacré que quelques heures alors que c’est votre toute première conférence, c’est probablement que vous devriez répéter encore une ou deux fois ;-)⁴

Je participe occasionnellement à des conférences. Cet article fait partie d’une série où je partage mon expérience de speaker, en espérant que ces retours et/ou conseils vous aideront à vous lancer !